In 15 Minuten steht deine Rechnung

Der Grund dieses Artikels: vor garnicht so langer Zeit hieß es für mich meine erste Rechnung zu stellen. Eine Sache, die im Alltag zwar sehr geläufig und fast schon vorausgesetzt ist, mich jedoch zunächst sehr verwirrt hat.

Hundert Varianten von Tutorials und verschiedene Templates im Web helfen einem auch nur halb weiter, denn für die Vollversion musst du AdBlock deaktivieren und an einem iPhone Gewinnspiel teilnehmen…

Heute sehe ich bei sehr vielen meiner Freunde, die im kreativen Bereich tätig sind, dass Rechnungen immer weiter vor sich hin geschoben werden. Manchmal auch so weit, dass sie verfallen. Das muss wirklich nicht sein, denn du hast dir dein Geld verdient 😉

Dabei ist das alles nicht so schwer (im Nachhinein betrachtet).

Eigentlich muss die Rechnung nur ein paar Formalia beinhalten, die ich dir hier kurz zusammengefasst und erklärt habe.


1. Der Kontakt Block

Rechts schreibst du deine Informationen hin, damit der Kunde dich bei Rückfragen leicht erreichen kann. Klassisch besteht der Teil, wie ein Briefkopf – aus

  • Name
  • Anschrift (meistens deine private)
  • Telefonnummer und
  • Email.


2. Kundeninformationen

Etwas darunter und auf der linken Seite kommt die Anschrift des Kunden hin. Diese findest du meistens in Emailfootern oder auf der Website im Impressum. Hierunter gehören

  • der Firmen/Auftraggebername
  • die Anschrift


3. Die Rechnungsnummer & Datum

3. Weiter unten rechts plazierst du das Rechnungsdatum ( Tag an dem du die Rechnung ausstellst. Das ist meistens das Absendedatum.) und eine Rechnungsnummer.

Die einzige Vorgabe einer Rechnungsnummer ist, dass jede Rechnung ihre individuelle Nummer hat.

Ich gehe folgendermaßen vor: Als erstes kommt das Datum beginnend mit dem Jahr dem Monat und dem Tag, ein Bindestrich und eine fortlaufende Nummerierung der Rechnungen, die an dem Tag geschrieben worden sind. Das sieht dann so aus:

Rechnungs-Nr: 201802003-1

Oder 20180203-2 für die 2. Rechnung.


4. Die Kurzbeschreibung

In die Nächste Zeile kommt eine Kurzbeschreibung deiner Rechnung. Keine langen Sätze, nur ein zwei Worte: Rechnung – Werbespot Unleashed Imagefilm.


5. Die Posten (Alles, was du in Rechnung stellst)

Jetzt zum eigentlichen Teil, der Tabelle, in der du alle deine Leistungen ausschreibst.

  • Links kommt eine Bezeichnung hin und
  • rechts der Preis der jeweiligen Leistung.

Dazwischen kannst du, wenn du nach Stunden abgerechnet wirst noch einen Stundensatz und die Arbeitsstunden in eine gesonderte Spalte schreiben.

Hier empfehle ich dir deine einzelnen Kostenpunkte so detailliert wie möglich aufzuspalten. Es sieht viel besser aus, wenn 5 einzelne Punkte zusammen 500€ ergeben als nur ein Punkt den kompletten Preis ausmacht. Außerdem kannst du bei mehreren Punkten einen höheren Preis viel besser rechtfertigen, weil der Kunde jetzt sieht “Oh… er/sie hat ja wirklich viel gemacht”.

Wie hier im Bild zu Sehen, dann einfach die Tabelle mit einem Gesamtbetrag abschließen.


6. Fast Fertig – Kopiere diese Sätze

Fast fertig! Den nachfolgenden Satz kannst du einfach so ein deiner Rechnung übernehmen:

Sofern nicht anders angegeben, entspricht das Liefer-/Leistungsdatum dem Rechnungsdatum.

In der nächsten Zeile schreibst du deine Zahlungsart auf, bei mir ist das immer eine Überweisung.

Zahlungsart: Überweisung.

Wenn du mit deinem Unternehmen im letzten Jahr unter ca. 17.500€ vor Steuern (den genauen Betrag findest du hier: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19.html) eingenommen hast, bist du von der Umsatzsteuer befreit. Da du das cool findest, weil am Ende mehr Geld übrig bleibt, teilst du das allen auf deiner Rechnung wie Folgt mit:

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. 


7. Das Grußwort und eine persönliche Nachricht

Danach kannst du noch ein kurzes Grußwort schreiben a la “Vielen Dank für Ihren Auftrag.” – Einfach irgendwas nettes 🙂


8. Die Steuernummer

Finishing touches und das meiste Kopfzerbrechen. Die Fußzeile.

Fangen wir mit dem Einfachen an. Rechts soll deine Bankverbindung bestehend aus

  • Name
  • BIC,
  • Bankname und
  • IBAN

hin. Links kommt deine Steuernummer hin. Die Steuernummer musst du beim Finanzamt beantragen (einfach kurz anrufen) und bekommst sie per Post zugestellt. Die Steuernummer hat dieses Format: XXX/XXX/XXXXX und darf nicht mit der SteuerID verwechselt werden. (die hat auch 11 Ziffern, jedoch keine Schrägstriche).

Solltest du noch keine Steuernummer haben, die Rechnung muss aber dringend raus, schreibst du einfach anstatt der Nummer “SteuerNr: beantragt” auf die Rechnung. Das kann man ein paar mal machen, bis dir deine Steuernummer vom Finanzamt zugeteilt wurde.

Nachdem du das alles durchgearbeitet hast und jetzt eine wunderschöne Rechnung stellen kannst, speichere es doch als Vorlage ab, damit bei der nächsten Rechnung nicht das Gleiche von Vorne beginnt und du anfängst zu schieben!


9. Geschafft!

Was du jetzt machen solltest:

  • falls du keine hast, beantrage eine Steuernummer
  • Erstelle eine Vorlage für deine Rechnungen
  • Schiebe bitte nie Rechnungen vor dir her 😉

Ich hoffe, dir hat dieser Post ein bisschen Klarheit verschafft.

Ich freue mich über Anregungen und Kommentare und möge auch bei dir das Kopfweh vor Rechnungen verschwinden.

Robert


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